為舉辦一場完美的活動，活動策劃者要整理制作出《活動流程控制表》、《工作人員表》、《演員嘉賓表》、《物料信息表》、《參會人員表》、《任務分工表》、《活動費用表》等一堆表格，把活動流程中涉及的人員、物料、事項一一細化分解到每一張表里去。

　　而這些表格很多都是相互關聯(lián)的，整理起來非常費時，尤其是活動議程調(diào)整后需要逐個表再一一修改、校對，很容易遺漏或出錯，熬夜加班是家常便飯。同時策劃團隊間還存在表格不統(tǒng)一、溝通難、進度不透明、協(xié)調(diào)難、配合難等一系列痛點。

　　作為活動策劃神器，“Micetool活動策劃助手” 正是為解決活動策劃由來已久的痛點而來，彌補了行業(yè)空白，可以幫助活動策劃者輕松管理活動中的人、事、物，協(xié)同各籌備組和供應商進度，完美支持各種活動場景，策劃效率提升3倍以上，大大降低時間成本和人力成本！

　　為了最大程度上幫助活動策劃同仁提高策劃效率，“Micetool活動策劃助手” 精心搭建系統(tǒng)架構、設計每個操作細節(jié)。下面，就讓小脈為您一一解密這些大殺技。

一、建立資源庫

　　在活動三要素“人、事、物”中，每個活動策劃者、企業(yè)都有自己相對固定的工作人員、合作供應商和常用物料，用于各個活動。為此，Micetool活動策劃助手在整個架構上，為活動策劃者、企業(yè)分別搭建了“個人資源庫”和“企業(yè)資源庫”。

個人資源庫與企業(yè)資源庫的區(qū)別

　　資源庫相當于倉庫，這個倉庫里的“工作人員”、“供應商”、“物料”可以被快速導入到多個活動中去，從而減少重復錄入這些數(shù)據(jù)的痛苦。

二、團隊協(xié)作

　　在“Micetool活動策劃助手”出現(xiàn)之前，一個活動所需的各種表格由活動負責人來整理制作，如果活動規(guī)模大的話，還會有其他部門、活動策劃公司分別來梳理，這些表格格式不統(tǒng)一，很難統(tǒng)一，團隊之間各自為戰(zhàn)，很難整合和協(xié)作。

　　“Micetool活動策劃助手”的團隊協(xié)作體現(xiàn)在四個方面：一是企業(yè)員工可以參與共建企業(yè)資源庫；二是不同團隊共同細化、梳理活動細節(jié)；三是可以導入甲乙雙方或多方的工作人員、物料；四是參與籌備的所有成員可以查看自己負責的物料、任務分工，并標注籌備進度。

1、員工如何加入企業(yè)？

　　員工加入企業(yè)，先注冊自己的賬號，認證為個人，然后僅需由企業(yè)管理員在【企業(yè)員工庫】中添加綁定即可。綁定完成后即可共建共享“企業(yè)工作人員庫”、“企業(yè)供應商庫”、“企業(yè)物料庫”，一方面減少活動負責人工作量，另一方面豐富企業(yè)資源庫數(shù)據(jù)。

企業(yè)中添加員工的操作步驟

2、員工、合作伙伴如何加入到活動策劃中？

活動創(chuàng)建完成后，在【執(zhí)行人員】版塊內(nèi)的“工作人員表”中，添加并綁定參與活動籌備的員工、合作伙伴，并授予“管理”或“協(xié)助”權限即可。如果是員工且已經(jīng)在【企業(yè)員工庫】中綁定過，那么在活動中心的工作人員表選擇導入時就可以自動綁定了。

在活動內(nèi)綁定工作人員

　　管理權限的工作人員可以進一步細化、豐富活動細節(jié)，從而減少活動負責人工作量。協(xié)助權限的工作人員可以查看活動細節(jié)，查看自己負責的物料、任務分工，并標注進度。

三、快速導入供應商、工作人員、物料

　　前面第一點里建的“資源庫”，在創(chuàng)建活動后就能大派用場，在【活動中心】的供應商、工作人員、物料表中，只要依次選擇導入即可。另外，如果庫中的信息比較多，您可以在搜索框中輸入拼音首字母或全稱進行搜索。

如果您要添加的供應商、工作人員、物料還沒在庫里，不用急，您可以選擇“新增并入庫”，錄入的信息會同時存入活動和資源庫，再次減少重復錄入工作量。

導入、新增工作人員操作圖解，供應商、物料也類似

四、快速設置活動時間

在活動議程的起止時間的編輯功能中，除常規(guī)的時間設置外，您還可以像設置PPT動畫的順序一樣，選擇“與上一環(huán)節(jié)同時”或“上移環(huán)節(jié)之后，時長幾分鐘”。

時間編輯界面

五、快速設置活動細節(jié)

　　活動的每一個事項與議程中，需要把人員、事項、物料等每一個細節(jié)一一分解羅列出來，一來可以知道有哪些籌備工作，二來可以知道在活動執(zhí)行過程中的每一個細節(jié)，從而確?；顒舆^程完美順利！

　　Micetool活動策劃助手的活動細節(jié)設置簡單可靠，降低了使用門檻，即使是新人也能輕易上手。只需要點擊鼠標選擇負責人、工作人員、演員嘉賓、物料，其他的詳細任務、禮儀、燈光、視頻、音樂等各個細節(jié)按照格式要求錄入即可。

活動細節(jié)操作圖解

六、復制活動議程、事項

　　活動過程中有些議程和事項是類似的，為此Micetool活動策劃助手提供了“復制議程/事項”功能，讓創(chuàng)建議程更加輕松。

復制活動議程/事項圖解

點擊表格最后一列“操作”里的復制圖標，就可完美復制此條事項/議程，包括細節(jié)設置里的每一個信息，只要稍加修改就會變成新的議程或事項。

七、調(diào)整活動場次、議程排序

變化是活動策劃和籌備過程中的常態(tài)，Micetool活動策劃助手以不變應萬變，可以自由調(diào)整議程順序的功能，巧妙地解決了這個痛點。

活動議程排序操作圖解

　　點擊議程表格第一列“排序”中的編號下拉框，可方便、快速地調(diào)整事項/議程的排序。如果您設置的時間是“與上一環(huán)節(jié)同時”或“上一環(huán)節(jié)之后“，那么選擇“更新時間”后，活動中的議程起止時間會自動更新。

八、自動統(tǒng)計物料數(shù)量

　　一場活動中涉及的物料很多，活動規(guī)模越大物料數(shù)量越多，所以在手工整理物料表的時候需要在幾個表中跳來跳去反復檢查。在Micetool活動策劃助手里支持自動統(tǒng)計物料數(shù)量，小伙伴們再也不必把大量時間浪費在統(tǒng)計物料數(shù)量上了。

物料數(shù)量設置圖解

　　物料數(shù)量的設置是在活動【細節(jié)設置】里，在這里設置好數(shù)量后，對應的“物料信息”表里就會自動統(tǒng)計。而且如果是“復用”的物料，也就是活動中重復使用的物料，如話筒等，則不會被重復累加。

九、自動統(tǒng)計活動費用

　　活動費用的預算和統(tǒng)計也是費時的工作，涉及的費用包括場地布置、配套服務、物料、演員嘉賓費用。在Micetool活動策劃助手里，您只要在對應的活動場次基礎信息、演員嘉賓表和物料信息表中輸入單項費用后，系統(tǒng)可以自動統(tǒng)計出這些費用，精確到“分”。

活動費用統(tǒng)計表

十、自動生成物料表、任務分工表

整理物料表尤其是任務分工表，是每一位活動策劃者最頭疼的事情，每梳理一次都是對身心的極大挑戰(zhàn)。而今，Micetool活動策劃助手巧妙解決了這一問題，在“活動細節(jié)”和“物料信息”表中設置好工作人員后，即可自動歸類，把每個人要準備的物料、處理的事情歸納分解的一清二楚。

篩選查看人員

　　在【物料信息】表、【任務分工】表里，活動管理員只要動動鼠標，下拉選擇就可以馬上查看所有人或每個工作人員負責的物料、任務分工。

十一、標注籌備進度

　　每個活動可以分解為眾多事項，由多個部門、多個團隊共同推進，但無法實時統(tǒng)計籌備進度，需要反復匯總，大大影響籌備和執(zhí)行效率。在Micetool活動策劃助手里，工作人員可以查看自己負責的物料和任務分工，標注籌備進度。

十二、自動修改功能

　　在Micetool活動策劃助手中，各表格中的信息是互聯(lián)互通的，修改某一信息后，對應的表格里都會自動修改，活動策劃者再也不用一張一張表格去修改、反復核對，有效解決了信息遺漏、錯誤的老大難問題。

十三、開放式操作，自動保存，所見即所得

　　Micetool活動策劃助手中高度用戶體驗，編輯活動信息和細節(jié)的界面采用類似Excel表格的開放式單元格，操作簡便。最重要的是任何一次輸入或修改后，系統(tǒng)就能自動保存，所見即所得。

十四、自動生成報表

為了方便匯報活動方案和籌備進度，以及在活動現(xiàn)場按圖索驥，可以把【流程細節(jié)】、【工作人員】、【演員嘉賓】、【物料信息】、【活動費用】、【任務分工】生成報表預覽，并導出pdf文件，方便打印成冊。

報表導出界面

　　【報表導出】按鈕在【活動中心】導航欄的最右側(cè)，操作界面以彈框形式呈現(xiàn)，可以在其它任一表格處都可以點擊打開，按鈕風格也與前面特意做了區(qū)分。報表報出可以選擇一張或多張表同時導出，而且物料清單和任務分工可以選擇所有人或某個工作人員。使得負責人可以因人而異，針對不同工作人員導出不同的報表。

十五、支持手機隨時隨地查看和標注進度

　　移動互聯(lián)網(wǎng)已進入5G時代，Micetool活動策劃助手當然也不會例外，攻城獅們正在加速研發(fā)適配手機版本，屆時活動策劃者可以隨時隨地查看活動信息，標注籌備進度。

　　“Micetool活動策劃助手”徹底顛覆了以往純手工編制各類表格的方式，首開MICE行業(yè)先河，填補了活動策劃過程中缺乏自動化輔助工具的空白。同時，我們也熱切期待您給我們更好地建議，幫助我們進一步優(yōu)化系統(tǒng)功能，共同努力讓活動策劃效率越來越高?。?！

大家在做活動策劃方案的過程中，都會用到一些活動運營工具，比如投票工具、抽獎工具等，我們紅星成都活動公司(歡迎收藏本站m.bokaiqi.com/)提供了大量的投票模板和抽獎模板，針對每一種應用場景都有相應的解決方案，歡迎大家免費使用！