目前許多公司通常將其年會活動或公司獎勵活動的地點(diǎn)安排在外地，甚至是在國外的城市。所以活動策劃人員的挑戰(zhàn)就來了，怎么樣才能讓參加活動的客戶享受到旅途的愉快，而不是將整個的活動開展變成對他們?nèi)棠土Φ目简災(zāi)兀?br />      現(xiàn)在企業(yè)客戶對活動地點(diǎn)的選擇也是格外謹(jǐn)慎。他們需要考慮出現(xiàn)突發(fā)事故時的應(yīng)對情況——在遭遇天災(zāi)人禍時當(dāng)?shù)卣膽?yīng)變能力以及在遭遇巨大災(zāi)難時是否能夠輕易脫身，順利回到自己家人身邊，同時還要了解活動地點(diǎn)對參加活動的嘉賓而言是否存在安全風(fēng)險。由于現(xiàn)在增加了新的乘客安全與機(jī)場安檢要求，人們不再把乘坐飛機(jī)去境外旅行看作是刺激又興奮的活動，而是看作對忍耐力的考驗。
      活動策劃師需要尋找緩解客人旅行壓力的方法，在其計劃與預(yù)算中為客人的飛行旅途融進(jìn)更具創(chuàng)意性的元素。歐洲與亞洲的機(jī)場開始迎合乘客不斷增長的新要求——即舒緩登機(jī)或轉(zhuǎn)機(jī)前的壓力。引發(fā)這些新要求的直接原因是乘客聽說過或親身經(jīng)歷過為了提高機(jī)場安全性而辦理的繁瑣、遲緩的登機(jī)手續(xù)。

機(jī)場方面回應(yīng)的策略是盡可能提供舒適愜意的環(huán)境讓乘客放松身心。目前世界各地的機(jī)場都建立了娛樂設(shè)施，精明的活動策劃師都知道，其客戶所邀請的嘉賓從踏出家門之時起，活動就正式開始了——而并非只有到達(dá)活動會場，活動才算開始——而且他們?yōu)榭腿税才诺牡菣C(jī)、轉(zhuǎn)機(jī)、接站越是周到細(xì)心，在旅途貼心服務(wù)方面他們就越能贏得客戶好的口碑。
不論旅行的目的是因公（例如參加會議），還是公私兼顧（例如獎勵活動），貼心周到的服務(wù)都會當(dāng)即贏得回頭客以及慕名而來的客戶。
      客人需要乘坐飛機(jī)時，活動策劃師可以采用預(yù)留座位以及網(wǎng)上辦理登機(jī)手續(xù)這兩種方法來減少其活動團(tuán)體排隊等候的時間。不同的航空公司所要辦理的手續(xù)也各不相同。在購買團(tuán)體機(jī)票時，要和航空公司談好便于團(tuán)體登機(jī)的簡易手續(xù)，而不要在購買機(jī)票之后再去商談。對于某些航空公司而言，只需旅行團(tuán)領(lǐng)隊出示團(tuán)隊各成員的護(hù)照復(fù)印件，即可辦理團(tuán)體登機(jī)手續(xù)，提前發(fā)放登機(jī)牌，并進(jìn)行安排行李托運(yùn)。